Etapas essenciais na produção de eventos

July 23, 2014 - PRLog -- A produção de eventos requer dedicação e disciplina dos organizadores. Afinal, só com muito planejamento é possível garantir que tudo ocorra como se deseja e que o evento seja um sucesso.

Para facilitar sua vida na hora de organizar sua festa, separamos as etapas essenciais da produção de eventos, assim você pode saber como atingir metas a partir de ações específicas para cada etapa.

Pré-produção

O período que antecede o evento é tão importante (se não mais) que o dia do evento em si. Quanto mais e melhor planejamento houver nessa etapa, menos sujeito você está a imprevistos e contratempos. Por isso, fique ligado em todos os detalhes ligados à produção, pois o conjunto de todos os envolvidos definirá o sucesso no dia do evento.

O primeiro passo da pré-produção é formar uma equipe com profissionais qualificados. Se tiverem ampla experiência em suas respectivas funções, melhor ainda. Contratada a equipe, estabeleça o lugar e a data do evento com antecedência. Isso vai facilitar a análise das necessidades de produção para o evento, como contratos que devem ser assinados, arrecadação, divulgação e, claro, previsão dos custos.

Na hora de definir a data e o local, alguns fatores devem ser levados em conta: a previsão do tempo (se a época é chuvosa, vale investir em locais fechados), a lotação máxima, possíveis datas comemorativas e ocorrência de grandes eventos na cidade – o que pode atrapalhar e gerar uma competição desnecessária com o seu evento. Fatores que costumam ser deixados para a última hora, como as características do palco, o acesso ao local do evento e as condições sanitárias também não podem ser esquecidos nessa etapa.

Produção

O tão aguardado dia do evento é praticamente tão trabalhoso quanto o tempo que antecede o evento. Todas as suas atenções devem estar voltadas para a checagem dos itens elaborados na pré-produção, como a bilheteria, passagem de som, contato com a imprensa, entre outros.

A sintonia da equipe é fundamental para que tudo ocorra bem. Ela deve ser capaz de seguir suas instruções e estar preparada para as mais diversas situações, desde conflitos entre os convidados a casos de depredação. Uma boa opção para diminuir problemas nessa hora é a utilização de pulseiras de identificação, que reduzem a incidência de penetras e aumentam a segurança dos convidados do evento.

Lembre-se de que o seu papel como produtor não é relaxar e curtir o evento da mesma forma que o público, pois cabe a você conferir se tudo está acontecendo como previsto, incluindo o acompanhamento dos artistas e a montagem da infraestrutura.

Pós-produção

O evento correu lindamente, o público adorou, ufa! Mas não pense que o seu trabalho acabou! A pós-produção é também parte da produção de eventos, e você ainda precisa fazer muita coisa até terminar de vez o evento. Dependendo do local, por exemplo, sua equipe terá que desmontar o espaço para deixá-lo como estava antes.

Como produtor do evento, você tem a obrigação de verificar todas as etapas do encerramento, pois é a sua reputação que estará em jogo caso algo de sua responsabilidade seja entregue danificado, por exemplo. Não adianta tudo dar certo no evento se a pós-produção for um desastre.

Uma boa opção para não deixar nenhum erro escapar é acompanhar as atividades de finalização com uma planilha em mãos, checando tudo com precisão. Realize uma vistoria em todos os ambientes do lugar, desde os pontos de alimentação até os banheiros. Essa checagem nas instalações é necessária porque eventuais problemas serão descontados do seu pagamento, e não dos profissionais responsáveis pela limpeza. Se você encontrar alguma coisa errada, garanta que ela seja arrumada.

Outra dica é evitar, se possível, pagar a equipe no mesmo dia do evento. Você terá milhares de coisas na cabeça – além de adrenalina rolando solta pelo corpo! – o que aumenta o risco de cometer equívocos. O melhor é pagar os funcionários em um dia útil após o evento.

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