GLS Belgium : gain de temps de 66% dans le traitement de ses factures grâce à Ricoh Belgium

March 21, 2013 - PRLog -- Vilvorde, le 21 mars 2013 – Depuis 2007, la division « Outsourcing Services » de Ricoh Belgium, s’est vu confier l’externalisation du traitement et de l’envoi des factures de GLS Belgium. Acteur incontournable tant sur la distribution de colis que de fret et confronté au traitement quotidien de nombreuses factures, GLS Belgium était en quête d’un partenaire lui permettant de mieux maîtriser les coûts liés à la facturation et de se concentrer sur son cœur de métier. Résultats : une solution sur mesure, des coûts maîtrisés et un gain de temps considérable de 66% !

En quête du bon partenaire

Filiale du Groupe GLS qui achemine plus de 375 millions de colis par an pour 220.000 clients, GLS Belgium produit chaque année plus d’un million de documents administratifs; une opération qui mobilisait plusieurs personnes pour le traitement et la mise sous pli de ceux-ci. En 2007, GLS Belgium a décidé d’externaliser cette tâche afin de permettre à ses collaborateurs de se recentrer sur les activités-clés de l’entreprise. Après une analyse poussée du marché, l’entreprise a défini trois critères que devait rencontrer son partenaire : la réduction des coûts, la flexibilité et la rapidité d’exécution. La technique Variable Data Printing (VDP) & Delivery proposée par Ricoh répondait parfaitement aux attentes de GLS Belgium.

Une solution sur mesure

Solution flexible, le VDP de Ricoh permet de traiter automatiquement des données entrantes qui sont ensuite paramétrées et mises en page selon les directives du client. Il peut combiner des informations invariables avec des données clients spécifiques, provenant de deux environnements distincts. Celles-ci sont ensuite imprimées, mises sous pli et distribuées en fonction du canal choisi (papier ou digital). Avec le VDP, il est également aisé de personnaliser le lay-out des documents promotionnels (mailings directs, brochures,…) et des documents transactionnels (fiches salariales, factures,…) en y insérant les informations intéressantes ou utiles pour le destinataire.

« Pour GLS Belgium, nous avons proposé une solution taillée sur mesure », explique Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium et Luxembourg. « Mise en service en seulement 4 semaines, notre solution a été implémentée en trois phases : factures logistiques, factures des palettes et rappels. Durant tout le processus de facturation, le client n’a affaire qu’à un seul interlocuteur, de la mise en page à l’archivage. Le contrôle complet se fait par le biais d’une application web. »

Return on investment

GLS Belgium témoigne « Nous avons obtenu un excellent retour sur investissement. De 6 jours auparavant, le traitement des factures est aujourd’hui passé à 2 jours! » L’amélioration des processus administratifs grâce à l’externalisation de Ricoh a permis des gains nets de coûts et d’efficacité. Et GLS de conclure : « Un avantage de poids pour GLS Belgium car une facture rapidement établie et envoyée est une facture qui sera vite honorée! Flexibilité, technologie, rapidité & prix : quatre maîtres-mots chez Ricoh qui ont fait toute la différence pour nous! »