Le secteur de l’éducation est freiné par des pratiques de travail obsolètes

Feb. 26, 2013 - PRLog -- Vilvorde, le 26 février 2013 – Une recherche publiée par Ricoh Europe (http://www.ricoh-europe.com/) révèle que le secteur de l’éducation en Europe souffre plus que n’importe quel autre secteur des pratiques de travail obsolètes, et doit se battre pour faire face au changement technologique. 88% des personnes interrogées au sein des établissements d’enseignement à travers l’Europe déclarent que leur façon de travailler est clairement dépassée, ce qui les empêche d’être aussi efficaces et productifs qu’ils pourraient l’être. Cette situation risque donc d’avoir un impact significatif sur leur capacité à fournir des services de formation de qualité.

« Avec des facultés et des élèves qui sont de plus en plus en demande de modernité, de possibilités d’apprentissage mobile, il est crucial que le secteur de l’éducation soit en mesure de faire face aux nouvelles technologies et aux nouvelles méthodes de travail », explique Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium et Luxembourg.  « De plus en plus, les établissements d’enseignement sont en compétition au niveau de l’efficacité, de la rentabilité, de la qualité des services offerts aux étudiants… Tout cela peut être amélioré grâce à la technologie à condition qu’elle soit bien intégrée et utilisée au sein d’une organisation. »

89% des répondants du secteur éducatif déclarent en outre être concernés par le travail mobile, ce qui oblige le secteur à adopter l’utilisation de nouvelles technologies afin de supporter cette mobilité. Mais les nouveaux appareils mobiles ne constituent pas uniquement la solution à l’amélioration de l’échange d’informations. 77% des répondants affirment que, même s’ils ont accès à certains appareils de dernière génération, leur utilisation reste entravée par des systèmes trop anciens. Ils ne sont donc pas en mesure de profiter pleinement des technologies mobiles comme les smartphones et les tablettes pour améliorer les flux de documents. Sans ces appareils correctement intégrés avec flux documentaires, les employés ne sont pas en mesure de partager efficacement des informations quand ils sont en déplacement, de mettre à jour les dossiers des élèves en temps réel ou encore de soumettre des informations en toute sécurité vers le réseau, ce qui résulte en une multiplication des tâches et des failles au niveau de la sécurité.

Autre préoccupation : près de trois quarts (73%) des répondants du secteur de l’éducation déclarent qu’ils investissent dans des nouvelles technologies avant même de connaître totalement les fonctionnalités des dispositifs existants. Avec la montée croissante des prix, il est essentiel que les établissements scolaires utilisent pleinement toutes les fonctionnalités des technologies et systèmes mis à leur disposition avant de décider d’investir dans de nouveaux appareils et équipements.

« Il n’y a pas grand intérêt à acheter une nouvelle technologie si celle-ci ne peut pas s’intégrer parfaitement au sein d’une école ou d’un réseau universitaire, avec un personnel qui soit en mesure d’accéder et de traiter les informations, de partager les connaissances au bon format et au bon moment. Pour arriver à cette situation, les établissements doivent revoir leur technologie et leurs processus documentaires de manière simultanée afin de s’assurer que ceux-ci travaillent de concert pour soutenir les objectifs », explique Eric Gryson. « Pour le secteur de l’éducation, avoir des processus documentaires optimisés permet au personnel éducatif d’être plus productif et dès lors de passer plus de temps à délivrer un apprentissage plus riche, au lieu de passer du temps précieux à trouver et à rechercher dans les archives les dossiers et documents des élèves. »

Cette étude est intitulée Indice de Gouvernance Documentaire Ricoh 2012 (http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/befr/anewperspe...) et a été réalisée par Coleman Parkes en partenariat avec Ricoh. Elle révèle la manière dont les nouvelles technologies ont un impact sur la façon de travailler en Europe, notamment dans les établissements scolaires. Comment la gestion de l’information est donc gérée, y compris les processus liés aux documents critiques qui sous-tendent toutes les opérations comme les finances, les ressources humaines, ’accès aux dossiers des étudiants et les applications d’admission.

Pour télécharger le livre blanc, cliquez ici (http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/befr/anewperspective/?utm_source=corporate&utm_medium=news&utm_campaign=NewPerspective)

Pour répondre à l’enquête sur la gouvernance documentaire, cliquez ici (http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/befr/anewperspe...)

A propos de l’Indice de Gouvernance Ricoh 2012
« Une nouvelle perspective : L’Indice de Gouvernance Documentaire Ricoh 2012» est une étude mandatée par Ricoh Europe PLC et réalisée par le bureau d’étude indépendant Coleman Parkes Research. Elle fournit une vision nouvelle de la gestion documentaire en Europe tout en s’appuyant sur les résultats des précédents livres blancs de Ricoh (Indice de Gouvernance Documentaire Ricoh – 2009 et Indice de l’Efficacité des processus documentaires Ricoh – 2011).

Cette étude s’intéresse spécifiquement aux processus documentaires critiques des entreprises – c’est-à-dire les interactions clés, régulières et répétitives qui prennent place en leur sein. Qu’ils représentent une charge documentaire importante ou non, ces processus ont un impact direct sur les relations commerciales entre les collaborateurs et les clients. Ils incluent des processus documentaires spécifiques au niveau des RH, de la gestion financière, du reporting, de la chaîne d’approvisionnement ou de la comptabilité.

1075 interviews ont été réalisées auprès de cadres supérieurs, directeurs et autres collaborateurs de grandes entreprises (+ de 1 000 employés), de moyennes entreprises (de 500 à 999 employés) et de petites entreprises (moins de 500 employés), en Belgique, en France, en Allemagne, en Italie, aux Pays-Bas, dans les Pays nordiques (Suède, Finlande, Norvège et Danemark), en Espagne, en Suisse, au Royaume-Uni et en Irlande.

Ces organisations opèrent dans les secteurs de l’éducation, du juridique, des services publics, dans l’énergie, la santé, ou encore le secteur public, la distribution, la manufacture et les finances. Des entretiens approfondis ont également permis de recueillir l’opinion de cadres supérieurs pour mieux comprendre leurs méthodes de gestion des processus documentaires critiques.